Organizacja konferencji w górach.

Organizacja jakiejkolwiek konferencji jest zadaniem stosunkowo kłopotliwym. Przede wszystkim chodzi tutaj o kwestii logistyczne. Musimy w końcu znaleźć noclegi dla wszystkich uczestników, i to jak najbliżej sali konferencyjnej. Z drugiej zaś strony sala, na której będziemy organizować konferencję powinna być do tego celu odpowiednio przystosowana jak również powinna być wystarczająco pojemna. Do tego dochodzą jeszcze sprawy wyżywienia i organizacji rozrywek na czas wolny, pomiędzy wykładami. Tak więc, z całą pewnością nie jest to praca dla jednej osoby i nie na tydzień przed konferencją. Aby konferencja mogła być sprawnie zorganizowana, najlepiej podejść do niej nawet z rocznym wyprzedzeniem.

Podstawowe czynności organizacyjne.

Na samym początku, zanim w ogóle przystąpimy do jakichkolwiek czynności organizacyjnych i planowania przebiegu konferencji, powinniśmy zorientować się które sale konferencyjne do wynajęcia w Beskidach będą dla nas odpowiednie. Musimy określić przybliżony termin organizacji i sprawdzić dostępność poszczególnych obiektów. Następnie z pośród tych, które akurat dostępne będą trzeba będzie wytypować te, które są wystarczająco pojemne i przygotowane do realizacji konferencji. Muszą one być wyposażone w niezbędny sprzęt audiowizualny, ułatwiający prowadzenie wykładów i paneli dyskusyjnych. Ostatecznie trzeba będzie jeszcze sprawdzić ceny wynajmu poszczególnych sal i sprawdzić ich lokalizacje względem obiektów hotelowych, w których moglibyśmy zadbać o zakwaterowanie naszych uczestników. Jednym słowem sam wybór odpowiedniej sali konferencyjnej będzie tutaj dość czasochłonnym procesem. Aczkolwiek skoro znajdziemy już odpowiedni obiekt, będziemy mogli dokonać jego rezerwacji i ustalić ostateczny termin, w którym odbędzie się konferencja. Teraz pozostanie nam zadbać o pozostałe szczegóły sympozjum.

Organizacja przebiegu konferencji.

Na tym etapie musimy potwierdzić przede wszystkim uczestników i wykładowców, aby mieć informacje na temat tego, jak wiele miejsc noclegowych trzeba będzie zarezerwować. Jest to też istotne z punktu widzenia kwestii wyżywienia, bowiem trzeba będzie znaleźć okoliczne restauracje i zadbać o możliwość stołowania się naszych uczestników. Warto także ustalić przebieg wykładów, aby wszyscy prelegenci mogli wystąpić i wiedzieli z góry, w jakiej porze będą odbywać się wykłady. Ostatecznie trzeba będzie jeszcze zadbać o zaplanowanie rozrywek na czas wolny od wykładów. W końcu nikt by nie wytrzymał 12 godzin dziennie na sali konferencyjnej. Z reguły wygląda to tak, iż wykłady będą odbywać w godzinach porannych, maksymalnie do godziny 14-ej, po czym uczestnicy będą mogli wybrać się na obiad, po którym następuje czas wolny. Tutaj oczywiście także mamy spore pole do popisu, bowiem możemy zorganizować wycieczki na okoliczne szczyty, zadbać o możliwości skorzystania przez uczestników z okolicznych saun, jacuzzi, czy też obiekt Spa. Warto o takich kwestiach pomyśleć, bowiem będą one przekładać się na jakość organizowanej konferencji a to istotna sprawa. W końcu chcemy aby nasza konferencja zyskała miano regularnej, cyklicznej imprezy o wysokim statusie, co pozwoli nam z biegiem czasu ścigać coraz to znamienitszych wykładowców.

Dodaj komentarz